Videoconferencia

Videoconferencia y sesiones por escrito sin presencia física para órganos de gobierno y administración en la personas jurídicas de derecho privado

Roger Dedeu

Las medidas del Art. 40 del Real Decreto Ley 8/2020, de 17 de marzo de medidas urgentes y extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, respecto de la asistencia y votación por videoconferencia o por escrito sin presencia física, de los miembros de los órganos colegiados de gobierno y administración de las personas jurídicas de derecho privado, durante el periodo estado de alarma.

Todas las medidas de carácter legislativo que han ido apareciendo estas pasadas semanas relacionadas con el estado de alarma declarado por el Gobierno de la Nación, han ido encaminadas a evitar el llamado “contacto social”, es decir las distintas maneras de encuentro o reunión física que se producen entre las personas, y ello con el claro objetivo de evitar una mayor propagación del virus COVID-19.

Como punto de partida, pensemos que las personas jurídicas de derecho privado son una fantástica ficción jurídica, en virtud de la cual, se concede personalidad y capacidad de obrar y legal a un ente inexistente creado precisamente por un conjunto de personas físicas para actuar de manera colectiva en la sociedad y/o en la economía.

Para conseguir que la persona jurídica intervenga en la sociedad y/o en la economía, es necesario que ésta se manifieste su voluntad y ello de la única manera posible: mediante el concurso e intervención directa de aquellas personas físicas que, reunidas en asamblea, junta, consejo o sesión colectiva, opinan, discuten y finalmente votan, conformando esa voluntad colectiva.

Por ello, una de las instituciones tradicionales del derecho privado respecto de las personas jurídicas, es el derecho de asistencia personal de todo miembro de sus órganos de gobierno y administración. Sin la posibilidad de esa asistencia personal, la formación y emisión de la voluntad de las personas jurídicas, queda diezmada y en ocasiones viciada de validez.

Derecho de asistencia personal

Este derecho de asistencia personal, se halla recogido en multitud de sentencias judiciales y resoluciones administrativas, así como en las distintas normas que regulan régimen jurídico de las personas jurídicas de derecho privado. Baste simplemente como ejemplo para el caso de las sociedades de capital, los Art. 179, 180, 182, 184, 185, 189 de la Ley de Sociedades de Capital o la Resolución de 6 de septiembre de 2013, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, de entre muchas otras.

Dadas las limitaciones generales que el Gobierno ha establecido para el desplazamiento de las personas y las reuniones colectivas, devenía necesario establecer algún tipo de previsión legislativa que permitiera a los órganos de gobierno y administración de las personas jurídicas, poder reunirse de forma telemática sin presencia física y dar eficacia plena a las sesiones y a los acuerdos adoptados en su seno.

Real Decreto-ley 8/2020 

Pues bien, el Real Decreto-ley 8/2020 ha venido a permitir el uso de la videoconferencia y las sesiones por escrito sin presencia física para poder llevar a cabo de forma telemática las sesiones y votaciones de los órganos de gobierno y administración de las personas jurídicas de derecho privado.

Respecto de las previsiones del Art. 40, cabe destacar lo siguiente de forma sucinta que:

1º.- Se trata de una previsión de la que pueden beneficiarse todas las personas jurídicas de derecho privado, tanto mercantiles (SA, SL y demás), como sin ánimo de lucro (Fundaciones y Asociaciones), como mixtas (Cooperativas) si bien para las sociedades cotizadas el Art. 41 establece unas reglas singulares adicionales al respecto.

2º.- Se trata de una previsión voluntaria a la que pueden acceder los miembros de todas las personas jurídicas de derecho privado, aunque no la tengan expresamente recogida en sus estatutos.

3º.- Se trata de una previsión aplicable a cualesquiera sesiones de cualesquiera órganos colegiados de las personas jurídicas de derecho privado, es decir juntas ordinarias y extraordinarias, reuniones de patronatos, consejos de administración, comisiones delegadas, comisiones ejecutivas, comités de honor, cooperativistas, asambleas, etc. La única laguna que presenta la disposición, y que no se entiende muy bien ni doctrinal ni prácticamente, es la referente a los administradores mancomunados, cuyos encuentros no estarían previstos por la norma.

4º.- Se establecen dos previsiones de carácter técnico u operativo para la celebración de las sesiones: la videoconferencia o las sesiones por escrito sin reunión.

Respecto de la videoconferencia, únicamente se exige que el sistema empleado asegure la autenticidad y la conexión bilateral o plurilateral en tiempo real con imagen y sonido de los asistentes en remoto.

Es importante destacar que únicamente puede emplearse un sistema de videoconferencia, es decir, que no valdrían otros sistemas de comunicación telemática como sería una llamada múltiple de teléfono. Según la RAE, videoconferencia es una “comunicación a distancia entre dos o más personas, que pueden verse y oírse a través de una red”.

A efectos prácticos, sobre todo en aquellas ocasiones en las que haya discusión, discrepancia y votación efectiva de propuestas sobre alguno de los puntos del orden del día o tratados en las sesiones colectivas, sería aconsejable utilizar métodos de videoconferencia que permitieran grabar la sesión, siempre y cuando se recabe en ese sentido al inicio de la sesión por parte del Presidente del órgano, el consentimiento de todos los asistentes para ser grabados.

Sesiones por escrito sin presencia física

Respecto de las sesiones por escrito sin presencia física, los acuerdos podrán adoptarse por escrito y sin sesión de celebración, cuando al menos lo pidan dos miembros del órgano en cuestión. Para la validez de este tipo de acuerdos hay que cumplir las previsiones del Art. 100 del Reglamento del Registro Mercantil –aplicable en este caso tanto a sociedades mercantiles como al resto- que esencialmente indica que las certificaciones de los órganos recogerán la identidad de los participantes y el sistema seguido para la emisión del voto. Si el voto se envía por correo posteriormente, éste deberá remitirse dentro del plazo de 10 días a contar desde la fecha de solicitud de su emisión.

El método común en los casos de sesiones sin presencia física será, en la mayoría de los casos, el correo electrónico, que permitirá una mayor facilidad de cumplimiento de las exigencias del Art. 100 del Reglamento del Registro Mercantil.

También el Real Decreto-ley 8/2020 establece una serie de previsiones respecto de los plazos que aplican en la mayoría de personas jurídicas respecto de la formulación, auditoría y aprobación de las cuentas anuales y que justamente pueden verse afectados, ya que la mayoría de las personas jurídicas aplican el año natural a sus ejercicios sociales y que les obligan a llevar a cabo esas tareas dentro de los seis primeros meses del año natural.

Lo que en esencia ha venido a establecer el Art. 40, es la suspensión de los plazos referidos a la formulación, auditoría y aprobación de las cuentas anuales y su reactivación automática una vez el Gobierno decida dejar sin efecto el estado de alarma.

Finalmente el Real Decreto-ley 8/2020 establece una serie de previsiones particulares respecto del ejercicio de determinados derechos de los miembros de las personas jurídicas y de algunos plazos que las leyes reguladoras establecen para determinados supuestos, como son el derecho de separación, la asistencia de Notario, reintegro de aportaciones en caso de baja, plazo de duración y disolución de la persona jurídica.

En definitiva el Gobierno de la Nación ha venido a regular un aspecto que requería de la debida cobertura legal para dar salida a una necesidad propia de las personas jurídicas de derecho privado, ante el estado de alarma en el que por desgracia nos encontramos y que esperemos dure lo mínimo posible.

 

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