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Los archivos personales: toda una vida

Roger Dedeu

La semana pasada, en concreto el día 14 de diciembre, el Ministerio de Cultura, Deporte y Turismo español publicó en su página web, la adquisición del Archivo de Luís García-Berlanga, después de un complejo proceso de negociación con la familia que ha durado varios años y en el que desde Gabeiras y Asociados hemos participado en representación de la familia de Luís García-Berlanga.

En parte la complejidad de la operación deriva de la naturaleza diversa de los distintos documentos, bienes y objetos reunidos de forma única como “archivo” y bajo cuyo paraguas conviven todos ellos en una suerte de unidad de destino, sin perder del todo su propia identidad objetual.

Precisamente la especial naturaleza de todos los objetos que conforman un archivo de estas características hace que su transmisión en bloque y en un solo acto -ya sea mediante un negocio jurídico inter vivos (usualmente compraventa o donación) o mortis causa (usualmente herencia o legado)- plantee multitud de complejidades jurídicas que deben procurar solventarse con carácter previo a su ejecución, para evitar sorpresas futuras desagradables.

Como primera advertencia indicar que la legislación estatal protectora del patrimonio histórico nacional, considera que los archivos de relevancia histórica, cultural, artística o científica -ya sea por la relevancia de su titular o la de su contenido- forman parte de los bienes del patrimonio histórico español y por tanto les es de aplicación todas sus previsiones en bloque, que normalmente condicionan tanto la tenencia y el uso de este tipo de bienes, como su libre transmisión a terceros.

Estas previsiones hacen que toda transmisión de este tipo de bienes precise de un arduo y prolongado proceso de interlocución y colaboración con las administraciones públicas competentes en la materia, con el fin de clarificar y asumir los aspectos imperativos que puedan afectar a su transmisión a terceros o a la propia administración pública.

Por otra parte, este tipo de archivos personales suelen contener documentos, fotografías, obras, cartas u otros elementos que, formando parte integrante de los mismos y por tanto siendo propiedad material de su titular, contienen elementos de propiedad intelectual no material que podrían no pertenecer a su titular (y por tanto no ser libremente accesibles o transmisibles de forma conjunta con el resto de elementos que componen el archivo) o que perteneciendo material e inmaterialmente al titular, podrían contravenir la legislación de protección del honor, intimidad personal y familiar y propia imagen de terceros (por considerarse intromisiones ilegítimas) o también a la de protección de datos de terceros (por considerarse datos personales especialmente protegidos).

Todo ello hace imprescindible que, con carácter previo a la transmisión de este tipo de archivos, se realice una revisión o auditoría jurídica y técnica con el objetivo de identificar aquellos documentos y elementos del archivo que pueden presentar problemas, a la hora de acceder a los mismos por parte de terceros y bajo el prisma de la normativa antes reseñada.

Asimismo, deviene fundamental que en el documento en el que se recoja el negocio jurídico por el que se trasmite el archivo, se establezcan las condiciones de acceso generales y particulares respecto de aquellos documentos y demás elementos del archivo que la auditoría jurídica y técnica haya revelado susceptibles de plantear algún tipo de controversia, por referir a datos personales o a datos sensibles de los intervinientes en la correspondencia o documento, o de los terceros allí mencionados.

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